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Sans processus définis et uniformisés, les tâches administratives peuvent devenir chaotiques, ce qui entraîne des erreurs fréquentes dans les achats et la facturation.
Une mauvaise gestion des commandes et des factures crée des fluctuations dans les flux de trésorerie, rendant difficile la planification financière.
Si les factures ne sont pas émises à temps ou les paiements mal suivis, cela peut impacter directement la trésorerie de l’entreprise.
Des erreurs dans les commandes, des prix non négociés ou des fournisseurs mal gérés peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
– Achats : Évaluez la chaîne d’approvisionnement, les délais de livraison, la gestion des fournisseurs et la gestion des stocks. Y a-t-il des retards fréquents ? Les prix sont-ils optimisés ?
Analysez le délai moyen d’émission des factures et leur suivi. Combien de temps prend-il pour traiter une facture ? Les paiements sont-ils effectués dans les délais ? Y a-t-il des erreurs fréquentes ?
Créez des procédures standard pour chaque tâche administrative, de la commande de fournitures à l’émission des factures. Cela permet de réduire les erreurs et d’optimiser la vitesse d’exécution.
Utilisez des logiciels pour automatiser les tâches répétitives comme la génération de factures et le suivi des commandes. Cela libérera du temps pour vos équipes et minimisera les risques d’erreurs.
Mettez en place des KPIs pour suivre les délais de traitement des factures, les délais de livraison des achats, et le respect des budgets. Cela permet de mesurer en temps réel l’efficacité de vos processus.
Prévoir vos besoins en stock avec des outils de gestion des stocks permet de réduire les achats d’urgence, souvent plus coûteux, et de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs.
En émettant rapidement vos factures et en suivant leur paiement, vous assurez un flux de trésorerie plus régulier et pouvez planifier vos finances avec plus de précision.
En analysant régulièrement vos dépenses, vous identifierez des domaines où des économies peuvent être réalisées, comme la négociation de prix plus avantageux avec les fournisseurs ou la réduction des coûts liés aux erreurs de gestion.
– Plan : Planifiez des actions pour structurer vos processus d’achats et de facturation. Par exemple, mettez en place un calendrier pour les achats et fixez des délais stricts pour l’émission des factures.
– Do : Implémentez ces actions avec un suivi rigoureux des tâches administratives et un outil de gestion centralisé.
– Check : Surveillez les résultats à l’aide des KPIs définis et ajustez les processus en fonction des performances observées.
– Act : Ajustez les processus pour corriger les inefficacités et améliorer les résultats.
En émettant rapidement vos factures et en suivant leur paiement, vous assurez un flux de trésorerie plus régulier et pouvez planifier vos finances avec plus de précision.
En analysant régulièrement vos dépenses, vous identifierez des domaines où des économies peuvent être réalisées, comme la négociation de prix plus avantageux avec les fournisseurs ou la réduction des coûts liés aux erreurs de gestion.
– Analysez les fournisseurs actuels : Identifiez les services ou produits récurrents et regroupez les achats pour bénéficier de remises sur volume.
– Négociez les contrats : Contactez vos fournisseurs pour renégocier les tarifs en fonction du volume d’achat ou d’un engagement à long terme. Exploitez la concurrence pour obtenir les meilleures conditions.
– Utilisez des plateformes d’achat : Des outils en ligne comme des marketplaces B2B ou des logiciels spécialisés (par exemple, Coupa ou Ariba) peuvent comparer les offres de différents fournisseurs en temps réel et garantir le meilleur prix.
– Mettre en place un ERP (Enterprise Resource Planning) : Un système ERP tel que SAP ou Odoo centralise toutes vos données d’achat. Il permet de standardiser les commandes et de programmer des réapprovisionnements automatiques, réduisant ainsi les achats d’urgence, souvent coûteux.
– Optimisation de la gestion des stocks : Adoptez la méthode de gestion des stocks “juste-à-temps” pour éviter les surcharges de stock qui génèrent des frais de stockage élevés. Cela aide à acheter seulement ce qui est nécessaire, au bon moment.
– Automatisez l’émission des factures : Utilisez des logiciels de comptabilité comme QuickBooks, Xero, ou Sage pour générer des factures de manière automatique à partir des commandes validées. Vous pouvez également configurer des rappels automatiques pour les paiements en retard.
– Mettez en place des modèles de factures standardisés : Créez des modèles préremplis avec toutes les informations fiscales et légales nécessaires pour éviter les erreurs et assurer une conformité totale. Cela réduit également le temps de traitement de chaque facture.
– Suivi des paiements en temps réel : Utilisez un CRM ou un ERP qui offre des modules de suivi des paiements. Ces systèmes alertent immédiatement lorsque des paiements sont en retard, vous permettant de relancer les clients plus rapidement.
– Plan de relance automatisé : Configurez des emails automatiques pour rappeler aux clients leurs échéances, ce qui permet de réduire les retards de paiement et d’améliorer votre flux de trésorerie.
– Anticipez les échéances fiscales : Utilisez des outils fiscaux (comme Avalara ou TaxJar) pour suivre en temps réel les obligations fiscales (TVA, impôts sur les sociétés, etc.) et vous alerter des échéances à venir. Cela permet d’éviter les pénalités de retard.
– Revue fiscale régulière : Effectuez un audit fiscal annuel avec un expert comptable pour identifier des opportunités d’optimisation fiscale, comme l’exploitation de crédits d’impôt ou la gestion de la déduction des charges.
– Automatisation de la collecte de la TVA : Pour les entreprises qui vendent à l’international, la gestion de la TVA peut devenir complexe. Utilisez des logiciels spécialisés pour gérer la fiscalité internationale et éviter des erreurs coûteuses.
– Optimisation du régime fiscal : Si votre entreprise se développe, explorez les options de structuration d’entreprise, comme la création de filiales ou l’exploitation de régimes fiscaux avantageux (selon la localisation). Travailler avec un cabinet d’expertise comptable peut vous aider à structurer correctement votre entreprise pour réduire les coûts fiscaux.
– Surveiller les économies réalisées : Mesurez régulièrement les coûts d’achat par rapport à vos objectifs pour évaluer l’efficacité des négociations et de l’automatisation. Fixez des objectifs de réduction des coûts sur 3 à 6 mois.
– Suivi des délais de paiement : Mesurez le temps moyen de paiement par les clients et le respect des délais fiscaux pour identifier les goulots d’étranglement et corriger les processus si nécessaire.
– Plan : Identifiez les points d’amélioration dans vos processus administratifs.
– Do : Implémentez des actions correctives pour optimiser les processus d’achat, de facturation et de gestion fiscale.
– Check : Suivez les résultats à l’aide des KPIs définis précédemment.
– Act : Adaptez et améliorez continuellement les processus pour obtenir de meilleurs résultats à chaque cycle.
– Une équipe spécialisée qui s’occupera de la gestion quotidienne de vos processus, optimisant chaque aspect pour garantir une fluidité totale.
– Des outils modernes et automatisés qui assureront une facturation sans erreur, des économies sur les achats et une gestion fiscale impeccable.
– Un gain de temps considérable, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
– Une réduction des erreurs grâce à la gestion standardisée et automatisée des tâches.
– Une meilleure prédictibilité financière grâce à un suivi rigoureux des factures et des paiements.
– Une équipe dédiée qui peut être constituée en fonction de vos besoins spécifiques, pour un service sur mesure.
Contactez-nous pour discuter des options de gestion administrative externalisée et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser vos processus.
