Achat et Facturation
optimisez, structurez, maîtrisez
Dans un environnement économique où chaque décision impacte directement la rentabilité, la gestion des achats et de la facturation ne peut plus être perçue comme un simple volet administratif.
- Gestion achat
- Gestion de facturation
- Suivi des créances
- Audit des Processus
En tant que partenaire de gestion, notre mission est d’apporter une vision claire, structurée et stratégique de vos flux d’achats, pour que vous puissiez piloter votre entreprise avec confiance, anticipation… et performance.
Les bénéfices d’une gestion rigoureuse et externalisée
Réduction des coûts directs et indirects : nous analysons vos dépenses pour identifier les économies possibles sans compromettre la qualité.
Gain de temps et fluidité des opérations : vos équipes se concentrent sur leur cœur de métier pendant que nous prenons en charge les processus complexes.
Sécurisation et conformité : chaque transaction est suivie, documentée, et conforme aux exigences fiscales et réglementaires.
Pilotage stratégique : nous vous fournissons une visibilité claire et en temps réel sur vos engagements financiers, vos marges, et vos flux de trésorerie.
Gestion centralisée des fournisseurs (création, mise à jour, conformité)
Passation et suivi des commandes
Réception et rapprochement des bons de livraison
Contrôle et validation des factures
Gestion des litiges fournisseurs
Mise en paiement et gestion des échéances
Suivi budgétaire et reporting achats
Mise en place de politiques d’achat internes
1. Planifiez en fonction des besoins réels de l’entreprise
Avant d’acheter, il faut comprendre quoi acheter, quand, et pourquoi.
Analysez vos historiques de consommation et vos cycles d’activité
Impliquez les équipes concernées pour anticiper les besoins à moyen terme
Évitez les achats impulsifs ou non budgétés qui créent du gaspillage
🧠 Objectif : anticiper pour acheter moins souvent, en plus grande quantité, et à de meilleures conditions.
2. Centralisez et structurez vos demandes d’achat
Une politique d’achat efficace commence par la standardisation.
Mettez en place un processus unique de demande d’achat
Automatisez la validation (selon montant, service ou nature de l’achat)
Limitez les fournisseurs à une base qualifiée
🔐 Vous gagnez en contrôle, vous réduisez les doublons et vous limitez les erreurs.
3. Négociez avec méthode, pas à l’instinct
La négociation ne s’improvise pas. Elle repose sur des données.
Comparez plusieurs devis et conditions de service
Négociez sur l’ensemble des éléments : prix, délais, modalités de paiement, pénalités, service après-vente
Envisagez des partenariats long terme pour obtenir des remises structurelles
📊 Un bon contrat d’achat, c’est souvent 10 à 15 % d’économies sans sacrifier la qualité.
4. Suivez et évaluez vos fournisseurs en continu
Ce qui n’est pas mesuré ne peut pas être amélioré.
Mettez en place des indicateurs de performance : qualité, respect des délais, conformité, réactivité
Auditez régulièrement vos principaux fournisseurs
N’hésitez pas à challenger ou à remplacer ceux qui ne sont pas à la hauteur
📈 Un fournisseur performant, c’est moins de retards, moins de litiges, et moins de coûts cachés.
5. Automatisez la facturation et le contrôle
C’est souvent dans l’exécution que les économies disparaissent.
Utilisez des outils de rapprochement automatique entre commande, livraison et facture
Mettez en place des alertes pour éviter les paiements en double ou les erreurs de facturation
Échelonnez les paiements selon vos flux de trésorerie
💡 Une facturation bien gérée, c’est du cash économisé et une trésorerie sous contrôle.
Nos outils et méthodes
qui garantissent agilité et précision
Nous utilisons une combinaison d’outils digitaux de gestion intégrée (ERP, logiciels de dématérialisation, systèmes de workflow) et de procédures personnalisées pour chaque client. L’objectif : automatiser ce qui peut l’être, tout en gardant un contrôle humain sur les décisions sensibles.
Nos services sont conçus pour s’intégrer naturellement à votre organisation existante, sans rupture ni surcharge. Nous assurons également la formation des équipes et la mise en place de tableaux de bord intelligents pour un suivi simple, fiable et régulier.
Transformez votre entreprise dès aujourd’hui !
Nous sommes prêts à vous aider à atteindre de nouveaux sommets de réussite. Remplissez le formulaire ci-dessous et l’un de nos experts vous contactera pour comprendre vos besoins et vous présenter les solutions idéales pour votre entreprise. Ne manquez pas l’opportunité de booster votre entreprise avec l’expertise de LeVolk !
Pourquoi nous contactez ?
- Conseil personnalisé : Nos experts analyseront vos besoins et vous proposeront des solutions sur mesure pour votre entreprise.
- Assistance dédiée : Nous vous garantissons un soutien continu et des stratégies efficaces pour maximiser vos résultats.
- Aucun engagement : contactez-nous et découvrez comment nous pouvons vous aider, sans aucune obligation d'embauche.
Problèmes Courants dans la Gestion Administrative
Manque de standardisation :
Sans processus définis et uniformisés, les tâches administratives peuvent devenir chaotiques, ce qui entraîne des erreurs fréquentes dans les achats et la facturation.
Absence de prévisibilité :
Une mauvaise gestion des commandes et des factures crée des fluctuations dans les flux de trésorerie, rendant difficile la planification financière.
Retards de paiement et suivi inefficace :
Si les factures ne sont pas émises à temps ou les paiements mal suivis, cela peut impacter directement la trésorerie de l’entreprise.
Erreurs dans les achats :
Des erreurs dans les commandes, des prix non négociés ou des fournisseurs mal gérés peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
Étapes à Suivre pour un Contrôle Efficace
La première action à entreprendre est l'audit de vos processus administratifs actuels. Cet audit vous permettra d'identifier les points faibles et de comprendre où se situent les goulots d'étranglement. Voici comment procéder :
Audit des Processus :
– Achats : Évaluez la chaîne d’approvisionnement, les délais de livraison, la gestion des fournisseurs et la gestion des stocks. Y a-t-il des retards fréquents ? Les prix sont-ils optimisés ?
Facturation :
Analysez le délai moyen d’émission des factures et leur suivi. Combien de temps prend-il pour traiter une facture ? Les paiements sont-ils effectués dans les délais ? Y a-t-il des erreurs fréquentes ?
En analysant ces aspects, vous identifierez les inefficacités qui augmentent vos coûts ou ralentissent vos opérations.
Mise en place de Méthodes de Travail :
En analysant ces aspects, vous identifierez les inefficacités qui augmentent vos coûts ou ralentissent vos opérations.
Standardisation des processus :
Créez des procédures standard pour chaque tâche administrative, de la commande de fournitures à l’émission des factures. Cela permet de réduire les erreurs et d’optimiser la vitesse d’exécution.
Automatisation :
Utilisez des logiciels pour automatiser les tâches répétitives comme la génération de factures et le suivi des commandes. Cela libérera du temps pour vos équipes et minimisera les risques d’erreurs.
Indicateurs de performance (KPI) :
Mettez en place des KPIs pour suivre les délais de traitement des factures, les délais de livraison des achats, et le respect des budgets. Cela permet de mesurer en temps réel l’efficacité de vos processus.
Prévisibilité et Économies :
Planification des achats :
Prévoir vos besoins en stock avec des outils de gestion des stocks permet de réduire les achats d’urgence, souvent plus coûteux, et de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs.
Suivi rigoureux de la facturation :
En émettant rapidement vos factures et en suivant leur paiement, vous assurez un flux de trésorerie plus régulier et pouvez planifier vos finances avec plus de précision.
Optimisation des coûts :
En analysant régulièrement vos dépenses, vous identifierez des domaines où des économies peuvent être réalisées, comme la négociation de prix plus avantageux avec les fournisseurs ou la réduction des coûts liés aux erreurs de gestion.
des KPI et Méthode PDCA /SMART
Méthode de Travail Proposée : PDCA
Je recommande d’adopter la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act) pour assurer une amélioration continue :
– Plan : Planifiez des actions pour structurer vos processus d’achats et de facturation. Par exemple, mettez en place un calendrier pour les achats et fixez des délais stricts pour l’émission des factures.
– Do : Implémentez ces actions avec un suivi rigoureux des tâches administratives et un outil de gestion centralisé.
– Check : Surveillez les résultats à l’aide des KPIs définis et ajustez les processus en fonction des performances observées.
– Act : Ajustez les processus pour corriger les inefficacités et améliorer les résultats.
Suivi rigoureux de la facturation :
En émettant rapidement vos factures et en suivant leur paiement, vous assurez un flux de trésorerie plus régulier et pouvez planifier vos finances avec plus de précision.
Optimisation des coûts :
En analysant régulièrement vos dépenses, vous identifierez des domaines où des économies peuvent être réalisées, comme la négociation de prix plus avantageux avec les fournisseurs ou la réduction des coûts liés aux erreurs de gestion.
Réduction des Coûts d'Achat
Étape 1 : Centralisation et Négociation des Fournisseurs
– Analysez les fournisseurs actuels : Identifiez les services ou produits récurrents et regroupez les achats pour bénéficier de remises sur volume.
– Négociez les contrats : Contactez vos fournisseurs pour renégocier les tarifs en fonction du volume d’achat ou d’un engagement à long terme. Exploitez la concurrence pour obtenir les meilleures conditions.
– Utilisez des plateformes d’achat : Des outils en ligne comme des marketplaces B2B ou des logiciels spécialisés (par exemple, Coupa ou Ariba) peuvent comparer les offres de différents fournisseurs en temps réel et garantir le meilleur prix.
Étape 2 : Automatisation des Achats
– Mettre en place un ERP (Enterprise Resource Planning) : Un système ERP tel que SAP ou Odoo centralise toutes vos données d’achat. Il permet de standardiser les commandes et de programmer des réapprovisionnements automatiques, réduisant ainsi les achats d’urgence, souvent coûteux.
– Optimisation de la gestion des stocks : Adoptez la méthode de gestion des stocks “juste-à-temps” pour éviter les surcharges de stock qui génèrent des frais de stockage élevés. Cela aide à acheter seulement ce qui est nécessaire, au bon moment.
Maintenir une Facturation Organisée
Étape 1 : Standardisation des Processus de Facturation
– Automatisez l’émission des factures : Utilisez des logiciels de comptabilité comme QuickBooks, Xero, ou Sage pour générer des factures de manière automatique à partir des commandes validées. Vous pouvez également configurer des rappels automatiques pour les paiements en retard.
– Mettez en place des modèles de factures standardisés : Créez des modèles préremplis avec toutes les informations fiscales et légales nécessaires pour éviter les erreurs et assurer une conformité totale. Cela réduit également le temps de traitement de chaque facture.
Étape 2 : Suivi et Relances Automatisées
– Suivi des paiements en temps réel : Utilisez un CRM ou un ERP qui offre des modules de suivi des paiements. Ces systèmes alertent immédiatement lorsque des paiements sont en retard, vous permettant de relancer les clients plus rapidement.
– Plan de relance automatisé : Configurez des emails automatiques pour rappeler aux clients leurs échéances, ce qui permet de réduire les retards de paiement et d’améliorer votre flux de trésorerie.
Attention à la Fiscalité pour Éviter des Coûts Inutiles
Étape 1 : Gestion et Préparation Fiscale Proactive
– Anticipez les échéances fiscales : Utilisez des outils fiscaux (comme Avalara ou TaxJar) pour suivre en temps réel les obligations fiscales (TVA, impôts sur les sociétés, etc.) et vous alerter des échéances à venir. Cela permet d’éviter les pénalités de retard.
– Revue fiscale régulière : Effectuez un audit fiscal annuel avec un expert comptable pour identifier des opportunités d’optimisation fiscale, comme l’exploitation de crédits d’impôt ou la gestion de la déduction des charges.
Étape 2 : Externalisation de la Gestion Fiscale
– Automatisation de la collecte de la TVA : Pour les entreprises qui vendent à l’international, la gestion de la TVA peut devenir complexe. Utilisez des logiciels spécialisés pour gérer la fiscalité internationale et éviter des erreurs coûteuses.
– Optimisation du régime fiscal : Si votre entreprise se développe, explorez les options de structuration d’entreprise, comme la création de filiales ou l’exploitation de régimes fiscaux avantageux (selon la localisation). Travailler avec un cabinet d’expertise comptable peut vous aider à structurer correctement votre entreprise pour réduire les coûts fiscaux.
Attention à la Fiscalité pour Éviter des Coûts Inutiles
Suivi des Résultats et Ajustements Continus
Étape 1 : Mise en place de KPIs (Indicateurs de Performance Clés)
– Surveiller les économies réalisées : Mesurez régulièrement les coûts d’achat par rapport à vos objectifs pour évaluer l’efficacité des négociations et de l’automatisation. Fixez des objectifs de réduction des coûts sur 3 à 6 mois.
– Suivi des délais de paiement : Mesurez le temps moyen de paiement par les clients et le respect des délais fiscaux pour identifier les goulots d’étranglement et corriger les processus si nécessaire.
Étape 2 : Amélioration continue avec le cycle PDCA
– Plan : Identifiez les points d’amélioration dans vos processus administratifs.
– Do : Implémentez des actions correctives pour optimiser les processus d’achat, de facturation et de gestion fiscale.
– Check : Suivez les résultats à l’aide des KPIs définis précédemment.
– Act : Adaptez et améliorez continuellement les processus pour obtenir de meilleurs résultats à chaque cycle.
Avantages d'Externaliser la Gestion Administrative
Externaliser la gestion administrative, y compris les achats, la facturation et la fiscalité, vous permet de gagner en efficacité et de réduire les coûts. Une entreprise externalisée vous apportera :
– Une équipe spécialisée qui s’occupera de la gestion quotidienne de vos processus, optimisant chaque aspect pour garantir une fluidité totale.
– Des outils modernes et automatisés qui assureront une facturation sans erreur, des économies sur les achats et une gestion fiscale impeccable.
– Un gain de temps considérable, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
– Une réduction des erreurs grâce à la gestion standardisée et automatisée des tâches.
– Une meilleure prédictibilité financière grâce à un suivi rigoureux des factures et des paiements.
– Une équipe dédiée qui peut être constituée en fonction de vos besoins spécifiques, pour un service sur mesure.
En conclusion, externaliser vos processus administratifs vous permet de gagner en prévisibilité, d’économiser sur vos coûts de gestion, et de bénéficier de l'expertise d’une équipe dédiée à la réussite de vos activités quotidiennes.
Contactez-nous pour discuter des options de gestion administrative externalisée et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser vos processus.
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Nous sommes prêts à vous aider à atteindre de nouveaux sommets de réussite. Remplissez le formulaire ci-dessous et l’un de nos experts vous contactera pour comprendre vos besoins et vous présenter les solutions idéales pour votre entreprise. Ne manquez pas l’opportunité de booster votre entreprise avec l’expertise de LeVolk !
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